【新大学生向け】文書作成のすすめ！
4月から大学生になる人も多いのでは？
そこで今回は大学生になってからよく使う文書作成のすすめを記しておきたいと思います！
文書作成の目的
そもそもなんのために文書を作成するのでしょうか？
大学生で文書を作成するシーンの大半はレポート作成でしょう。
「○月○日までに□□について書いてください」というようなレポート課題が大学ではよく出ます。こういったときに自分のパソコンを用いて文章を書きます。
何を使って作成すればいいの？
大きく分けて次の2つを用いて作成することになると思います。
それぞれ長所・短所が存在しており、状況に合わせてうまく使い分けることが重要です！
ここからはそれぞれの特徴と大雑把な使い方を説明しようと思います！
それぞれの特徴
Wordの特徴
Wordの特徴は次の通りです。
- 有料の文書作成ソフト（最初からパソコンに入っていることも多い）
- 文書のクオリティを上げる機能や、効率を上げる機能がいろいろ備わっている
- 多くの人が使っているので、ファイルの受け渡しやネット上での情報量に優れている。
WordとはMicrosoft社が提供するソフトで、有料です。パソコンを買うと最初から使えることもあります。
有料のソフトですから、当然さまざまな機能が備わっており、クオリティの高い文書を作成することが可能です。
また多くの人が文書を作成する際にWordを使っています。こちらで作ったWord文書を相手に渡すときや、逆にもらうとき、対応するソフトがなくて閲覧・編集ができない、ということが少ないのも魅力の一つとも言えるでしょう。
また、使っていてわからないことがあってもネット上にはWordに関する情報がたくさん載っており、ほとんどのことを解決できるでしょう。たくさんの人が利用しているWordの利点といえるでしょう。
Googleドキュメントの特徴
Googleドキュメントの特徴は以下の通りです。
- 無料で使える文書作成ツール
- ネット接続が前提
- オンラインで複数人による編集が可能
- データは自分のGoogleアカウントのドライブ上に保管される
- Wordに比べ機能が制限されていたり、使いにくい点がある
GoogleドキュメントはGoogle社が提供する文書作成ツールです。利用にはGoogleアカウントが必要ですが、無料です。また基本的にはネット環境が必要です。
オンライン上で、文書を共有し、複数人で同時に編集をすることができます。なので複数人で同じ文書を仕上げる必要があるときに、Googleドキュメントの真価が発揮されます。
またGoogleドキュメントで編集した文書は変更があるごとに、自分のGoogleアカウントのドライブ内に保存されるので、保存し忘れたことによって文書が消えてしまうということありません。これもGoogleドキュメントの強みといえるでしょう。
ただし、Wordに比べ機能が少なかったり、使いにくい点は当然存在します。筆者が感じる使いにくい点の一つに「図形挿入」の使いにくさが挙げられます。Wordでは直感的に図形を挿入し、操作・編集ができるのに対し、Googleドキュメントでは別のタブで挿入・編集などの操作をする必要があり、難しく感じる人は多いと思われます。
とはいえ、無料で利用できる点や複数人での同時編集ができる点は最大の強みです。
実際に文書を作成してみよう！
Wordで作成する
- Wordを開きます
- 左上の「白紙の文書」クリックします
- 文書を作成します
- 左上の「ファイル」をクリックし、「名前をつけて保存」をクリックし保存します。忘れずに保存しましょう。
一度保存してある文書を再編集する際は、上書き保存で保存しましょう。上書き保存をマメに行うことがコツです。
Googleドキュメントで作成する
利用環境として、ネット環境があること、Googleアカウントを持っていること、Chromeをインストールしていること（推奨）が挙げられます。準備しておきましょう。
- Chromeのトップ画面を開きます。
- 右上の自分のアイコンの左側にある「Googleアプリ」をクリックし、その中から「ドキュメント」を探し、開きます。
- 左上の「空白」をクリックします。
- 文書を作成します。
Wordと違い、こちらは保存を手動で行わなくても自動で自分のドライブに保存されるので、保存作業はいりません。そのままタブを閉じて終了しても保存されています。
まとめ
文書作成について色々わかったでしょうか？ここまでの話をまとめると、
一人で、効率よく、レポート作成などを行いたいときはWord、
複数人で作成する必要のある文書を作成したいときはGoogleドキュメント
といった感じでしょうか？
この他にも有名所では役所や教育現場などでよく使われている一太郎という文書作成ソフトなどがあります。それらはWordの使い方に似ているため、Wordの使い方に慣れてしまえばどの文書作成ソフトでも対応しやすくなります。
大学生のうちに使いこなせるか心配な人もいるかもしれませんが、心配はいりません。さまざまな場面、授業でWordを使う機会が出てくるので使っていくうちに使いこなせるようになっています。
わからないことがあるときはネット上で調べてみるのもおすすめです！
良い文書作成ライフ(?)を送っていきましょう！
